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Excel進階功能「Power BI」!快速整理資料的好幫手,做出即時動態圖表
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最近談大數據和人工智慧的書越來越多了,每個企業都試圖從數據中挖掘消費者訊息,藉此找到新的商機。因此,下一波職場生存的關鍵要素之一,就是誰可以從數據裡找出重要的資訊,理解數據背後的價值。而這項能力,不一定非要唸統計科系的人才可以學會,只要打開Excel,你就可以自己培養分析和處理數據的能力。
過去,你可能只是單純在Excel輸入資料、幫老闆整理了一大堆的Excel報表,但是每次在報告時,老闆根本看不懂(或是懶得看),乾脆直接丟一堆問題給你,順便讓你重新跑一次報表。假如你可以精進自己處理數據的能力,將公司資訊變成老闆易讀的「智慧儀表板」(Dashboard),不僅解決了每次做白工的悲劇,還能增加老闆對你的信賴感。

智慧儀表板聽起來是個很困難的東西,但其實你不需要IT相關的知識也可以做到。Excel裡有個強大的功能叫做Power View的外掛增益集,讓使用者在短短幾分鐘內以拖拉的方式產生視覺化簡報和數據儀表板,快速掌握公司或部門相關的經營狀態,以提出商業決策的建議,再也不用等資訊部或其他工程背景的人經過許多天撰寫程式和跑報表,才能完成主管需要的分析資料。

我們以大家常見的年度業務銷售紀錄為例。先用Excel開啟原本的業績報表,再插入「Power View圖表」。

這時候,視窗右邊會新增一個篩選欄位,你可以針對需要的資料來篩選和整理。


假如老闆突然問你:

我想知道每個客戶/每季的營收占比和成本占比
B客戶公司的三個產品又各占多少營業額?
Power BI 的好處是當你帶著資料進去開會,可以馬上針對老闆的提問快速調整銷售紀錄表,當場做分析。例如我們可以透過右邊欄位Power View做篩選,讓報表只顯示B客戶和C客戶一整年來為公司貢獻多少營收,直接呈現給老闆看,數據一目了然。
你可以再結合微軟內建的Power BI雲端數據服務,請到這個網址https://powerbi.microsoft.com/zh-tw/

下載Power BI桌機版或直接在雲端線上使用,就能把Excel資料變成老闆的戰情室,迅速做出更多直覺、好讀的圖表,方便老闆馬上做出決策。當你下載安裝完Power BI,開啟Power BI應用程式後點選「取得資料」,就能看到各種資料來源皆可以匯入Power BI包含Excel、資料庫或者是第三方線上服務系統如facebook。

我們現在把剛剛年度銷售紀錄Excel檔匯入到Power BI,你可以看到有一張工作表1已經匯入Power BI導覽器,我們現在把這張資料表載入到Power BI中。

現在你在Power BI的右邊欄位就能看到原本Excel資料表的相關欄位。
Power BI的右邊第二欄位顯示報表的視覺效果,我們點選其中的幾種圖形效果,就能輕鬆把資料表格變成圖表,出現在左邊的儀表板畫面裡。

Power BI的右邊第二欄位顯示報表的視覺效果,我們點選其中的幾種圖形效果,就能輕鬆把資料表格變成圖表,出現在左邊的儀表板畫面裡。


另外,身為業務或主管可能需要常往外面跑,你也可以把Power BI安裝在iPad或手機裡,方便快速存取和閱讀,在老闆和客戶有需要時,就能馬上拿出來說明,讓你的客戶或同事看到你的專業。

學會後,試著自己操作看看吧。
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By 為你而讀執行長 Steve
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